Estudia las diversas alternativas de registración, almacenamiento, consulta y acceso, circulación y backup de todo el material documental generado por y para la Organización, evitando así impresiones, fotocopiados, faxes, espacios inutilizados, tiempos improductivos de búsqueda, etc., eliminando gastos innecesarios y asegurando una administración, acceso de manera precisa puntual con un almacenamiento documental óptimo.

La digitalización de la documentación permite a toda Organización poder disponer en tiempo y forma de la imagen del archivo eliminando así gastos innecesarios de acceso y reproducción de los mismos (fotocopias, impresiones y reimpresiones, duplicados de documentos, etc.) y pueden ser exportados y adjuntados a cualquier aplicación de Office (WinWord, Excel, Powerpoint) o a un correo electrónico.

Resguardo Documental realiza el escaneo masivo de documentos, donde el tamaño de los mismos puede variar desde el de un ticket hasta el de un plano. La documentación para ser procesada puede trasladarse a nuestro centro de Procesamiento Documental, con equipos de alta producción o movilizar nuestros equipos y personal hasta las instalaciones de la Empresa.

Para que el cliente pueda visualizar las imágenes disponemos de varias alternativas:

   RESGUARDO DOCUMENTAL CD SERVICES
Las imágenes serán grabadas en un CD con visualizador que permitirá encontrar y visualizar rápidamente cada imagen con un sistema de consultas combinando los datos de indexación.

   SOFTWARE – MULTIUSUARIO
Para uno o más usuarios concurrentes: las imágenes serán grabadas en un Servidor en dependencias de la Empresa y accedidas a través de cualquier motor de búsqueda (Access, SQL, Oracle).

   RESGUARDO DOCUMENTAL WEB SERVICES
Una vez digitalizadas, las imágenes serán subidas al Servidor Web y el cliente podrá acceder por Internet para Visualizar o Editar sus documentos. En este caso el cliente podrá recibir sus documentos digitalizados en CD-ROM con el Sistema Resguardo Documental-CD Services descripto en a).

Implementado el sistema de digitalización de listados masivos se reducen significativamente los gastos de papel, toner, desgaste de equipos, etc., sumándole la economización de espacio físico de archivo y el tiempo de acceso a la información.

El ahorro estimado, aplicando este tipo de digitalización y resguardo electrónico, llega en muchos casos a ser hasta un 60%, teniéndose, en todos los casos, una amortización de este servicio y rentabilidad en forma inmediata.

Esta tecnología permite redistribuir los datos dentro de una página electrónica, diseñada exactamente igual al formato original impreso en los listados anteriores, respetando su tipografía, logos, colores, etc.; pudiendo mantener hasta 350.000 páginas de impresión dentro de un mismo CD-ROM.

Solo se puede acceder teniendo las claves del medio magnético y la autorización para ver la información contenida en la carpeta permitida. Por ello, por más que este medio magnético tenga información de diversas áreas, el usuario podrá visualizar solo lo autorizado.

Esta herramienta además permitirá al usuario no solo visualizar la información, sino que también podrá exportarla, adjuntarla a documentos Word, Excel, PowerPoint, etc. y realizar attach a e-mail, evitándose así fotocopias e impresiones innecesarias.

La tercerización del Archivo, asegura que la Empresa pueda disponer no solo de espacios liberados de papelería, sino que además se asegura que en nuestros archivos esta documentación estará perfectamente ordenada, clasificada, registrada, inventariada, con la protección adecuada que le proporcionan nuestras instalaciones. También las organizaciones contratantes contaran con los Servicios de consulta en nuestras instalaciones y con el cadetería, traslado y destrucción de documentación.